V minulém článku jste se mohli dočíst o tom, že směrnice jsou velmi často brané jako jakýsi všelék na firemní problémy a že jsou to psaná pravidla, která mohou Vaše zaměstnance zbavovat určité míry odpovědnosti a poskytovat jim alibi, když se zrovna něco nepovede.
Je přeci tak snadné říct: „postupovali jsme podle směrnice“ a dál se tím nezabývat. Ano, bohužel i toto mohou psaná pravidla způsobit. Jak tedy ke směrnicím přistupovat, aby byly pro firmu přínosem a aby nebraly Vašim zaměstnancům možnost flexibilního rozhodování. Jak směrnice připravovat aby příliš nesvazovaly ale namísto toho se staly jakýmsi průvodcem v běžných procesech?
Pojďme se společně podívat na to, jak připravit smysluplnou směrnici.
1) Nejprve se zamyslete nad tím, zda chcete aby směrnice nařizovala daný postup a nešlo se od něj odklonit nebo aby nechala zaměstnanci možnost samostatného rozhodnutí v rámci určitých mezí ?
2) Nezapomeňte, že směrnici by měl psát vždy vlastník daného procesu, který se v procesu orientuje a zná i legislativní požadavky (to je důležité u psaní směrnic v případě že jste držiteli např. certifikace ISO, u směrnic z oblasti pracovního práva, archivace dokumentů…). Nezadávejte směrnice externím firmám – pokud je to zapotřebí, přiberte je jako konzultanty.
3) Předtím, než začnete psát směrnici, nakreslete si flowchart, zakreslete si tam vstupy a výstupy (tedy jaké informace do procesu vstupují a co by mělo být jejich hmatatelným výsledkem), zapište si pracovní názvy dokumentů a záznamů, vyznačte si rozhodovací kroky, vyznačte si informace, které je třeba sdílet a napište si seznam pracovníků, kteří se na procesu nějak podílejí
4) Flowchart dejte k připomínkování ostatním kolegům. Dobrý flowchart poznáte podle toho, že i naprostý laik, který Vámi popisovaný proces vůbec nezná, se dokáže rychle zorientovat a má přehled kdo, co a kdy má dělat. Nechte ho postup převyprávět.
5) Ve chvíli, kdy Váš flowchart prošel pilotním testováním, můžete se vrhnout na psaní směrnice. Nezapomínejte na to, že směrnici by měl rozumět každý a proto ji pište srozumitelným jazykem. Snažte se o to, aby směrnice byla stručná a přitom výstižná.
6) Po napsání směrnice ji nechte chvíli uležet, vraťte se k ní třeba za týden a znovu si ji pročtěte, dejte ji přečíst kolegům a využijte jejich připomínky. Pokud Vám někdo z kolegů řekl, že ji ještě nečetl nebo jí nerozuměl, je to pravděpodobně známka toho, že je směrnice moc dlouhá, složitá nebo zbytečná.
Směrnice dokáže být užitečným pomocníkem, ale nezapomínejte na to, že vše obsáhnout nedokáže, že přijdou situace, na které bude i sebedetailnější postup krátký. Nechte si v ní proto zadní vrátka.
Photos courtesy of and copyright Free Range Stock, PaulBrechbuhler, Photos 18654
